Vorab den Rahmen klären
Bestätigen Sie Zeit, Treffpunkt und voraussichtliche Dauer. Fragen Sie, welche Punkte besonders interessieren. Halten Sie die Unterlagen bereit, die für diesen Termin sinnvoll sind. Planen Sie zwischen zwei Terminen etwas Luft ein.
Eine natürliche Route wählen
Führen Sie durch die Räume in einer nachvollziehbaren Reihenfolge. Erklären Sie Nutzungsmöglichkeiten, ohne Entscheidungen vorwegzunehmen. Lassen Sie Zeit, einen Raum selbst wahrzunehmen und Fragen zu stellen.
Offene Fragen festhalten
Wenn Sie eine Antwort nicht sicher wissen, notieren Sie die Frage und reichen Sie die Information nach. Dokumentieren Sie Zusagen und den vereinbarten nächsten Schritt. Private Notizen sollten sachlich bleiben und nur nötige Angaben enthalten.
Danach verbindlich zurückmelden
Bedanken Sie sich für das Gespräch und halten Sie die vereinbarte Rückmeldefrist ein. Im Kanban können Sie die Anfrage beispielsweise von „Neu“ zu „Besichtigung“ verschieben. Eine freundliche Absage schafft ebenso Klarheit wie eine Einladung zum nächsten Gespräch.
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Häufige Fragen
Wie lange sollte eine Besichtigung dauern?
Planen Sie Zeit für einen vollständigen Rundgang und Rückfragen ein. Ein Puffer zwischen den Terminen verhindert, dass Besucher aufeinander warten.
Wie viele Interessenten lade ich gleichzeitig ein?
Kleine Gruppen oder Einzeltermine geben Ihnen mehr Zeit für Fragen. Wer noch Unterlagen nachreichen muss, lässt sich dann leichter zuordnen.
Wie bereite ich einen sinnvollen Rundgang vor?
Beginnen Sie mit dem Grundriss und gehen Sie die Räume in einer logischen Reihenfolge ab. Zeigen Sie auch relevante Nebenflächen.
Was schicke ich vor dem Termin?
Bestätigen Sie Uhrzeit, Treffpunkt und eine Kontaktmöglichkeit bei Verspätung. Teilen Sie sensible Details erst, wenn sie für den Termin gebraucht werden.
Welche Unterlagen lege ich bereit?
Halten Sie Grundriss, Flächenangaben, Energieausweis und Antworten zu laufenden Kosten griffbereit. Schützen Sie Unterlagen mit personenbezogenen Daten.
Wie zeige ich eine noch bewohnte Wohnung?
Vereinbaren Sie Termine rechtzeitig mit den Bewohnern. Klären Sie vorher, welche Räume und Gegenstände besonders privat sind.
Was mache ich bei Fragen, die ich nicht beantworten kann?
Notieren Sie die Frage und vereinbaren Sie eine Rückmeldung. Geben Sie keine Schätzung als gesicherte Tatsache aus.
Wie spreche ich bekannte Auffälligkeiten an?
Zeigen Sie sie dort, wo sie auftreten, und schildern Sie Beobachtung und bekannte Ursache getrennt.
Kann ich einen zweiten Termin anbieten?
Ja, wenn dabei offene Fragen geklärt werden können. Vereinbaren Sie vorab, welche Unterlagen oder Fachleute dafür nötig sind.
Wie verhindere ich Leerlauf durch Absagen?
Bitten Sie um eine Terminbestätigung und nennen Sie einen einfachen Weg zur Absage. Halten Sie ein Ersatzfenster frei.
Was halte ich nach einem Termin fest?
Notieren Sie offene Fragen, zugesagte Unterlagen und die nächste Rückmeldung. Das genügt meist für einen sauberen Verlauf.
Wie verhalte ich mich bei einem Kaufangebot vor Ort?
Bitten Sie um eine schriftliche Zusammenfassung mit Preis und Bedingungen. Geben Sie keine übereilte Zusage im Treppenhaus.